A cégvezetők többsége sokszor sajnos csak az ár alapján választ könyvelőt. Azonban a mondás, miszerint „olcsó húsnak híg a leve” itt is megállja a helyét. Akár milliós nagyságrendű kár is érheti a cégünket, ha a könyvelési feladatokat nem a megfelelő személy végzi. Ezáltal pedig az „olcsó” könyvelő végül rendkívül drága tud lenni.
Hosszú távra kell terveznünk, amikor könyvelőt választunk. Ezért az illető személy vagy könyvelő iroda kiválasztása előtt alaposan járjuk körbe a körülményeket.
Az alábbi tanulmányban részletesen összeszedtük azon szempontokat, amelyeket mindenféleképpen érdemes alaposan megvizsgálnia, mielőtt kiválasztja könyvelőjét.
Ha pedig már együtt dolgozik egy könyvelővel, akkor is érdemes megvizsgálnia az alábbi tényezőket. Jelenlegi könyvelője az alábbi pontoknak milyen mértékben felel meg? A „jobb később, mint soha” elve alapján még mindig jobban jár, hogyha időben vált jó könyvelőre, amennyiben ez szükséges.
Nézzük tehát, hogy mely szempontokat érdemes figyelembe vennie könyvelő választáskor vagy váltáskor.
1. Szakmai képesítés ellenőrzése
Sokan úgy gondolják – főleg kisebb cégek esetében – hogy majd a szomszéd Mari néni, vagy a barátunk, vagy családtagunk, akinek van egy kis extra ideje majd elvégzi a könyvelési feladatokat.
Ők azonban – amennyiben nem szakképzett könyvelők – nem feltétlenül ismerik a hatályos jogszabályokat, adózási törvényeket. Ami miatt pedig súlyos bukás is lehet a spórolás ára.
Könyvelő választás előtt mindig ellenőrizze, hogy az illető személy szerepel-e a Pénzügyminisztérium honlapján megtalálható mérlegképes könyvelők nyilvántartásában vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben.
2. Szerződéssel és számlával dolgozzon
Nem hiába mondja mindenki, ma már mindennek papíron kell, hogy nyoma legyen. Máskülönben nagyon pórul járhatunk egy esetleges könyvelési hiba vagy elmaradt tájékoztatás esetén. Írásos szerződéssel Ön védve lesz ezektől az esetleges problémáktól.
A szerződésben legyen leírva mindkét fél pontos feladata. Mit vár Ön a könyvelőtől, és mit vár a könyvelő Öntől? Ugyanis ez egy kétirányú kapcsolat.
A feladatok pontos tisztázása az együttműködést is megkönnyíti a későbbiek során. Így mindketten tudni fogják, hogy mit várhatnak a másiktól, és hogy milyen feladatoknak kell eleget tenniük a gördülékeny és hatékony együttműködés érdekében.
3. Vállaljon felelősséget
A Ptk. kötelezi a könyvelőket a munkájukkal összefüggő felelősségvállalásra, ezért ezt külön nem kell beleírni a szerződésbe.
Azonban az anyagi felelősségvállalásra már nem kötelezi a törvény őket, ezért erre a szerződésben ki kell térni.
Azt azonban fontos megjegyezni, hogy a könyvelőn kívül álló okok (pl. bizonylatot nem kapott meg időben) miatt nem vállalhat felelősséget. Ez továbbra is az Ön felelőssége marad.
4. Rendelkezzen felelősségbiztosítással
„Nem adott be bevallásokat, amiért a hatóság engem büntetett meg.” – Nem egyszer hallhattunk már ilyen, negatív kimenetelű történeteket.
Ezért van szükség feltétlenül a felelősségbiztosításra. Ugyanis ha a könyvelő a munkája során esetlegesen hibát vét, vagy egy bevallást késve ad be, akkor a NAV nem a könyvelőt fogja megbüntetni, hanem a vállalkozást. Viszont ha a könyvelő rendelkezik felelősségbiztosítással, akkor abból tudja fizetni az így okozott kárt.
5. Vállaljon titoktartást
A szerződésnek a titoktartási nyilatkozat is egy fontos pontja kell, hogy legyen. Így a vállalkozás minden adata védve lesz.
Ez ne csak a szerződési időszakra, és ne csak az iratok elévülési idejére legyen előírva a szerződésben, hanem azt követően is, örökösen.
6. Saját ügyfélkaput használjon
Mindazon könyvelők, akik az ügyfél belépési adataival kezelik az ügyfél könyvelését, kockáztatják a vállalkozást. Ha megadjuk a könyvelőnknek a saját ügyfélkapunk belépési adatait, akkor ő onnantól kezdve minden személyes adatunkhoz és azok módosításához hozzáférést nyer. Nem kell diplomásnak lenni ahhoz, hogy megértsük, ez mekkora kockázattal is jár.
Nem beszélve arról, hogy a NAV álláspontja szerint az ügyfél jelszavával benyújtott bevallás okirathamisításnak minősül, amit kár megkockáztatni.
Ezen kívül így minden felelősség az ügyfélre hárul, akkor is, ha a könyvelő nem adta be időben és megfelelően az esedékes adóbevallást. Az adóhatóság a mulasztási bírságot a vállalkozásra fogja kiszabni.
Lehetőség van meghatalmazást adni a könyvelőnek, hogy a saját ügyfélkapujából, saját kódjával kezelje a szükséges mértékig a vállalkozás ügyeit, beadványokat, elektronikus adóbevallásokat. Természetesen a vállalkozás vezetőjének előzetes jóváhagyása alapján.
Régebben a papír alapú bevallásokat alá kellett írni fizikailag is, ma az elektronikus korszakban erre nincs szükség, de ne hagyják, hogy a könyvelő ellenőrizetlenül adjon be fizetési kötelezettséget tartalmazó bevallásokat. Korrekt könyvelő PDF formátumban elküldi, a vezető jóváhagyja és utána kerül fel a NAV adatbázisába.
Ezáltal a könyvelő felelősséget vállal az így beküldött anyagokért. Ezzel az eljárással pedig tisztán látszik, hogy ki töltötte fel az adott beadványt (a vállalkozás vagy a könyvelő). Így az esetleges késedelmekért pedig már a könyvelőre szabják ki a bírságot.
7. Képviselje a NAV előtt
Egy igazán jó könyvelőnek természetes, hogy szükség esetén képviseli ügyfelét az adóhatóság előtt. Elvégre ő az, aki a legjobban tudhatja és érti, hogy mi miért és hogyan történt a könyvelésben.
Ezzel egyrészt időt is nyerhetünk, hiszen a könyvelő azonnal tud válaszolni a saját munkájával összefüggő kérdésekre a hatóságnak.
Másrészt pedig a szakszerű képviseletnek köszönhetően elkerülhetjük, hogy esetleges nem megfelelő nyilatkozatok miatt további vizsgálatokat indítsanak ellenünk.
Fontos azonban itt hangsúlyozni – még egyszer –, hogy a könyvelő csak a saját tevékenységével kapcsolatos kérdésekre – számvitel, adózás – fog tudni válaszolni, és csak ezekkel az ügyekkel kapcsolatosan tudja a vállalkozást képviselni.
8. Dolgozzon csapatban
Bárki bármikor megbetegedhet, történhet vele baleset, de az is lehet, hogy csak elmegy nyaralni.
Ha a könyvelése vezetésében csupán egyetlen emberre támaszkodik, akkor cége ki van téve annak a kockázatnak, hogy átmenetileg nem történik meg a könyvelés, vagy nem tud kihez fordulni sürgős ügy, kérdés esetén.
Egy igényes és felelős vállalkozás vezetője ne „magányos farkassal” működjön együtt, hanem könyvelő irodával, ahol csapatban dolgoznak. Nyilvánvalóan a leírtak nem vonatkoznak egy alanyi mentes egyéni vállalkozóra, akinek nem kell minden pillanatban a könyvelővel kommunikálnia.
9. Személyes bizalom, szimpatikusság
Kicsit furcsán hangozhat az alábbi pont, azonban vitathatatlan, hogy a kölcsönös bizalom és a kölcsönös szimpatizálás elengedhetetlen akkor is, ha könyvelővel dolgozik együtt az ember.
Jobb esetben a vállalkozás életének végéig választunk könyvelőt – ha megfelelően választunk –, de minden esetre mindenképpen hosszútávra, évekre, évtizedekre. És legyen bármennyire csoda-szakember az illető, ha emberileg nem értjük meg egymást, nem jövünk ki jól, akkor nem lesz igazán gyümölcsöző és gördülékeny a közös együttműködés.
Ezért rendkívül fontos, hogy abban, akinek a kezébe a pénzügyeinket adjuk, maximálisan megbízzunk, és legyen szimpatikus a számunkra az illető személy.
Ennek érdekében – akár az interneten talált rá az könyvelőre, akár ismerős ajánlotta –, mindenképpen keresse fel személyesen is az illetőt. Ne csak a honlapján leírtak, és ne csak telefonos beszélgetés alapján döntsön. Egyeztessen vele időpontot, menjen el az irodájába. Ugyanis nagyon fontos az a környezet, ahol a könyvelő működik. Fontos az öltözködése, fontos a beszédstílusa.
Ez utóbbi nem is elsősorban akkor érdekes, amikor Önnel beszél. Gondoljon arra, hogy ugyanebben a stílusban fog a könyvelő a NAV-val is beszélni, amikor Önt képviseli.
10. Legyen naprakész
Ha valami, hát akkor a könyvelés az a szakma, ami folyton változik, újul, módosul, a különféle jogszabályok tekintetében. Egy elavult információkkal rendelkező könyvelő súlyos anyagi károkat tud okozni a cégnek.
Ezért járjunk utána, hogy könyvelőnk mennyire követi nyomon az aktuális jogszabályi változásokat.
Ha van blogja, Facebook oldala, ahol rendszeresen publikál az újdonságokról, az már egy jó jel. Ha rendszeresen részt vesz oktatásokon, hogy frissen tartsa tudását, az is extra piros pontnak számít.
11. Követhető könyvelés
Léteznek már olyan, felhő alapú szoftverek, amelyeken keresztül Ön is bármikor betekintést nyerhet az aktuális állapotokra. Noha erre az esetek többségében nincs szükség.
Alapvetően elegendő, ha a könyvelő bizonyos időközönként tájékoztatja a vállalkozót a cég könyvelésének alakulásáról.
Ami azonban minimum elvárható a könyvelőtől, hogy külön kérés esetén adjon írásos tájékoztatást.
12. Könyvelés ára
A legtöbben sajnos kizárólag a könyvelési díjak alapján választanak könyvelőt, ezzel elkövetve azt a hibát, hogy nem a megfelelő személyt vagy könyvelő irodát választják. Hiszen – mint azt a tanulmány elején is írtuk – egy könyvelőt hosszú távra választunk (legalábbis kellene). Tehát ne az alacsony ár legyen az elsődleges szempont könyvelőválasztáskor.
A könyvelési díjakat úgy célszerű meghatározni, hogy az a vállalt munkával arányos legyen. Vagyis a havi könyvelési díj a könyvelési tételszám, dolgozói létszám, bizonylatszám, és egyéb könyvelési tényezők alapján legyen meghatározva.
Ha ezek alapján kap árajánlatot – és nem csak egy hasraütés-szerű árat –, akkor jogosan feltételezheti, hogy ez a könyvelő igényes saját munkájára is.
13. Legyen elérhető
Több korábbi ügyfelünk visszajelzéséből is tapasztaltuk, hogy a könyvelők többsége igencsak nehezen, vagy – ami még rosszabb – egyáltalán nem elérhető. Holott egy fontos, sürgős esetben szó szerint életmentő lehet, ha rövid időn belül kapunk választ a kérdésünkre.
Az még abszolút elfogadható és megérthető, hogyha az első csörgésre nem veszi fel a kagylót. Azonban az semmiképp nem lehet megoldás, hogy egy könyvelőt napokig kerget, nem veszi fel a telefont, és ő még csak vissza sem hívja. Ez egyenes út a süllyesztőbe.
Ha már az együttműködés előtti elérések, egyeztetések is döcögve mennek, az mindenképpen intő jel lehet. Egy ilyen könyvelőt a későbbiek során sem lesz egyszerű elérni.
14. Referenciák
Extra pont jár azért, ha az illető könyvelő fel tud mutatni referencia ügyfélként nagyobb vagy ismertebb cégeket, akiknek már régebb óta folyamatosan könyvel. Ez mind megbízhatóságot sugall.
Érdemes lehet ezen cégek ügyvezetői közül néhánnyal felvenni a kapcsolatot, és megérdeklődni, mennyire elégedettek jelenlegi könyvelőjükkel.
További releváns referenciákat nyerhet, ha a könyvelő iroda Facebook oldalán, esetleg a Google Cégem rendszerében vannak ügyfélvélemények. Ezek alapján is sok minden leszűrhető.
15. Szervezeti tagság
Érdemes utána járni, hogy a könyvelő tartozik-e valami olyan szervezethez, ahová adott esetben egy komolyabb kérdés felmerülése esetén fordulhat, ahol kérdezhet, és ahol a válasz olyan lesz, amit nyugodtan továbbadhat az ügyfelének.
Hiszen a könyvelők is emberek, nem tudhatnak minden egyes esetre felkészülni, nem találkoztak még ők sem minden esettel. Ugyanakkor – így vagy úgy, de – az ügyfél problémáját mindenféleképpen meg kell tudják oldani, mégpedig az ügyfél előnyére.
Ebben tudnak segíteni az ilyen szervezetek, amennyiben a könyvelő tagja ezeknek.
16. Legyen közel
Utolsó pontként hagytuk a távolságot, mivel ma már alapvetően minden megoldható digitálisan.
Azonban vannak olyan esetek, amelyek megkövetelik a személyes találkozást (mint például a fentebb említett legelső találkozás is).
Ezért nem mindegy, hogy milyen messzire kell mennünk, ha meg kell látogatnunk könyvelőnket. Célszerű hozzánk közeli könyvelőirodát választanunk.
+1. Egyéb tényezők
Az alábbiakban felsoroltunk még egy sor egyéb tényezőt, amelyeket szintén érdemes figyelembe venni a könyvelőválasztás során:
- Mi tartozik a vállalt szolgáltatások közé?
- Az egyes kérdések, szolgáltatások, elvégzendő feladatok tekintetében ki a felelős?
- Milyen határidőkkel dolgoznak?
- Milyen gyakran és mi alapján változhat a könyvelési díj a későbbiek során?
Ezeket is célszerű belefoglalni a szerződésbe is.
Amiket még érdemes figyelembe venni és megkérdezni:
- Kik a munkatársak?
- Milyen az iroda felszereltsége?
- Hány ügyfele van a könyvelőnek (és azok milyenek)?
- Hány vizsgálaton vett már részt, és azok milyen eredménnyel zárultak?
Ha ezen kérdések bármelyikére is vonakodva adna választ a könyvelő, akkor az gyanakvásra ad okot…
Összegzés
Még egyszer, tehát, ne feledkezzen meg arról, hogy a könyvelő választás alapvetően hosszú távra szól, ezért feltétlen járja körbe alaposan az alábbi tényezőket, amelyeket fentebb részletesen kifejtettünk:
- Legyen szakmai képesítése
- Szerződéssel és számlával dolgozzon
- Vállaljon felelősséget a munkájáért
- Legyen felelősségbiztosítása
- Vállaljon titoktartást
- Használjon saját ügyfélkaput
- Képviselje cégét a NAV előtt
- Csapatban dolgozzon
- Legyen szimpatikus
- Legyen naprakész
- Legyen nyomon követhető a könyvelés
- Könyvelési díjak megalapozottak legyenek
- Legyen elérhető
- Rendelkezzen megfelelő referenciával
- Legyen tagja különféle szervezeteknek
- Legyen közel
- és még néhány egyéb tényező
Bár lehetséges a könyvelőváltás, ez mindig rengeteg nyűggel jár együtt. Sokkal jobb, kényelmesebb, és hosszú távon biztonságosabb az Ön számára is, ha már az elején a megfelelő könyvelőt választja ki.
Legyen Önnek is korrekt, megbízható, naprakész és mindig elérhető könyvelője! Dolgozzon velünk! Könyvelőirodánk teljes mértékben eleget tesz a fenti feltételeknek. Ismerjen meg bennünket, és győződjön meg róla személyesen.
Vegye fel velünk a kapcsolatot az alábbi űrlapon!
Amennyiben hasznosnak találta cikkünket, és szeretne hasonló témákról értesítést kapni, kövesse be Facebook oldalunkat: