Az adózók saját felelősségi körébe tartozik az általuk a NAV online számla felületen beküldött adatok utólagos ellenőrzése, azonban erre még nem minden adózó gondolt.
A hibák feltárása és korrigálása mindenképpen javasolt:
- egyfelől azért, mert az adóhatóság célja adóbevallás(ok) elkészítése a jelentett számlák alapján,
- másfelől pedig mert a hibaüzenettel visszaérkező, a NAV által be nem fogadott számlariportok kapcsán a korrekció (a számla illetve a számlajelentés javítása) az adózó feladata, ennek hiányában az adózó a bírságot kockáztatja.
A leggyakoribb online számla adatküldési hibák – 500 ezer forintos büntetés számlánként.
A NAV rendszeresen figyelemmel kíséri az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítését.
Ennek folyamán 5 típushibát vettek észre.
Ezen problémák megfelelő elővigyázatossággal és a következő tanácsok betartásával kiküszöbölhetőek.
1. Tesztrendszer használata
Vannak, akik a https://onlineszamla-test.nav.gov.hu címen elérhető tesztrendszert használják az adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésére.
Ez azonban nagy hiba. Ugyanis az adatszolgáltatás nem teljesíthető ezen az oldalon keresztül.
A tesztrendszer nem az adózói adatszolgáltatásra való, hanem a számlázó programok fejlesztőinek készült (az általuk létrehozott informatikai architektúrák ellenőrzésére).
Tanács:
Bizonyosodjon meg arról, hogy valóban a https://onlineszamla.nav.gov.hu („test” nélkül) címen lévő Online Számla rendszert használja az adatszolgáltatásra!
2. Hibás aláírókulcs
Ahhoz, hogy a számlázó program automatikusan (emberi beavatkozás nélkül) és megfelelően be tudja küldeni a kiállított számlákat Online Számla rendszerbe, szükséges egy ún. technikai felhasználó regisztrálása, amelyet az Online Számla rendszerben kell elvégezni.
Ha ezt a műveletet elvégzik, akkor automatikusan létrejön egy Felhasználónév. Ezután pedig generálható egy ún. XML aláírókulcs és egy XML cserekulcs. Ezekre a kulcsokra szükség van ahhoz, hogy a cég/vállalkozó számlázó programja és a NAV szervere közötti kommunikáció létrejöjjön.
Voltak, akik tévesen adták meg az itt generált kódokat, és emiatt nem tudott megvalósulni a számlázó programjuk adatszolgáltatása.
Tanács:
Számlázó programmal történő adatszolgáltatás esetén laposan ellenőrizze, hogy a technikai felhasználó regisztrációjánál generált egyedi azonosítókat helyesen adta-e meg! Érdemes másolás-beillesztés parancsokat használni, figyelni, az esetleges extrán képződött szóközökre. Így biztosan azonos lesz a két adat.
3. Programozási hiányosságok
A számlázó programmal végrehajtott adatszolgáltatás akkor tekinthető teljesítettnek, ha a NAV szervere sikeresen visszaigazolta a feldolgozás.
Amennyiben a NAV szerver visszaigazolása alapján az adatszolgáltatás nem dolgozható fel, azt ismételten végre kell hajtani.
A NAV szervere a feldolgozás sikerességéről szóló visszaigazolásban a beküldött számlaadatok egyes szabálytalanságaira is felhívja a figyelmet. Így tehát a visszaigazolás kérése létfontosságú.
A múltban egyes számlázó programok nem kérdeztek rá ezen feldolgozás eredményességére. Ennek követkeményeként pedig a számlázó program működése nem felelt meg a vonatkozó jogszabályi előírásnak.
Tanács:
Tájékozódjanak megfelelően a használt számlázó program megfelelőségéről!
4. A NAV-szerver visszajelzéseinek figyelmen kívül hagyása
A NAV rendszeresen figyelemmel kíséri az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítését
A NAV elemzési adatai alapján bizonyos cégek/vállalkozók még abban az esetben sem javították nem megfelelő adatszolgáltatásukat, amikor a számlázó programjuk a NAV szerverének visszajelzéseire rákérdezett.
Emögött az állt, hogy egyszerűen nem kaptak értesítést hibás adatszolgáltatásukról, azért mert
- vagy a számlázó programjuk nem biztosította számukra ezeket a visszajelzéseket,
- vagy nem ismerték a visszajelzések megjelenítésének módját.
Tanács:
Mielőtt használatba vesz egy adott számlázó programot, előtte feltétlen ismerje meg kellő alapossággal annak működését, és járjon utána vagy kérjen tájékoztatást részletekbe menően a számlázó program funkcióiról.
Amennyiben a számlázó program hibájából kifolyólag hibás adatszolgáltatás történt, úgy érdemes eljuttatni a program fejlesztőihez a NAV szerverének visszajelzéseit, azért, hogy megfelelően fejleszteni tudják a szoftvert, és kijavítsák ezeket a hibákat.
5. A kiállított számla adataitól eltérő adatok rögzítése
Azokra a cégekre, vállalkozásokra is vonatkozik az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség, akik ugyan számlatömböt (kézi számlát) használnak, de ezen papíralapú számlán található adatokat az Online Számla rendszer számlaadat-rögzítő felületén manuálisan kell rögzíteniük.
Abban az esetben is manuálisan kell rögzíteni a gépi számlák adatait is, ha a számlázó program nem képes az automatikus módon (gép-gép kapcsolaton keresztül) történő azonnali adatszolgáltatásra.
Előfordult azonban, hogy az Online Számla rendszer „kézi rögzítő felületén” nem a kiállított számlák adataival egyezően történt meg az adatbevitel. A számlák sorszámában, keltében, összegében, a teljesítés időpontjában, de még a vevők adószámában is előfordultak a kiállított számlák adataitól eltérő adatrögzítések. Fontos hangsúlyozni, hogy a „kézi rögzítő felület” a kibocsátott számlák adatainak pontos rögzítésére szolgál, az nem használható a kibocsátott számlák adataiban észlelt hibák közvetlen javítására.
Tanács:
Az adatszolgáltatás kontrollálására használja az Online Számla rendszer lekérdezési lehetőségét! Az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatosan a NAV szervere azonnali visszajelzést ad, amiről az Online Számla rendszer folyamatosan hibanaplót vezet, így a Szolgáltatások → Használati statisztika elérési útvonalon megismerhetik az adatszolgáltatásukkal kapcsolatos visszajelzéseket.
A Használati statisztika
- elérhetőségéről,
- legfőbb információiról,
- különösen azok hasznosíthatóságáról
az alábbi kisfilmben tud tájékozódni:
A Használati statisztika fontos információkat tartalmaz az adatszolgáltatás feldolgozási arányairól, minőségéről, tipikus hibáiról, és rámutat azokra a technikai problémákra is, amelyek fejlesztést igénylő feladatként jelentkeznek az adózók oldalán. Az előzőek miatt különösen ajánlott a Használati statisztika rendszeres áttekintése!
A vizsgálatok tapasztalatai alapján javasoljuk egy saját belső kontroll folyamat kiépítését az online számlaadat-szolgáltatásával kapcsolatosan! Ezzel megelőzhető, hogy a revizorok az ellenőrzések során tárják fel a hibás adatokat, ami szankciókkal járhat.
További információra lenne szüksége?
Tegye fel kérdését az alábbi űrlapon keresztül!