Könyvelőváltás menete a lehető legegyszerűbben

A könyvelőnk cégünk bizalmasa. Vállalkozásunk legmélyebb dolgaiba is belelát, viszont a kezdeti összecsiszolódás egy új könyvelővel mindig időt igényel. Ezért érthető, ha nehezen válunk meg aktuális könyvelőnktől. Néha azonban ajánlott, néha pedig elkerülhetetlen, hogy másik könyvelő után nézzünk.

Mikor kerülhet sor könyvelőváltásra?

A könyvelőváltás mind a vállalkozó, mind a könyvelő akaratából megtörténhet.

A vállalkozó általában olyankor vált, hogyha a könyvelőválasztáskor nem járt el kellő körültekintéssel és alapossággal, és így később derülnek ki olyan dolgok, amelyek terhessé teszik az együttműködést.

Azt, hogy pontosan mikre kell odafigyelnie könyvelőváltás, illetve könyvelőválasztás során a Hogyan válasszunk könyvelőt? című (16+1 pontos) tanulmányunkban részletesen kiveséztük.

Többnyire olyankor történik meg az könyvelő váltás, ha

• földrajzilag közelebb eső könyvelőt keres, vagy
• a jelenlegi könyvelőtől csak napok múlva kap választ a kérdésére, vagy egyszerűen egyáltalán nem elérhető a könyvelő (sajnos láttunk ilyet), vagy
• más okból nincs megelégedve a könyvelő szolgáltatásával, mert mondjuk lassan dolgozik, pontatlan vagy érthetetlen kimutatásokat készít, nem szól időben a határidőkről…

Esetleg, ha

• ajánlásba kapott – akár több ismerőstől is – egy másik könyvelőt, akit így jobbnak ítél, vagy
• egy olyan új vállalkozásba, üzletágba kezdene, amihez a jelenlegi könyvelője nem ért, vagy
• a vállalkozás olyan méreteket ölt, hogy azt a jelenlegi könyvelő már nem tudja lekövetni.

Természetesen, ha minden Öntől telhetőt megtett a könyvelőválasztáskor és alaposan körüljárta a dolgokat, még akkor is előfordulhatnak esetek, amikor nem lehet elkerülni a könyvelőváltást.

Ily módon további ok lehet a könyvelőváltásra, ha

• akár Ön, akár a könyvelője elköltözik, viszont továbbra is szeretné, ha egy földrajzilag közeli személy végezné cége könyvelését, vagy
• könyvelője nyugdíjba megy, esetleg más okból kifolyólag hagyja abba a könyvelési szolgáltatást, vagy
• a vállalkozó a ludas a dologban, nem hozza időben a bizonylatokat, elhallgat olyan tényeket a könyvelő elől, amelyeket így a könyvelő egy vizsgálat során már nem tud megfelelően lekezelni (ilyet is láttunk már), és magának a könyvelőnek lesz elege az ügyfélből.

Lehetséges-e egyáltalán könyvelőt váltani egyszerűen? A válasz, sajnos, aligha. A könyvelő váltás menete mindig macerás, főleg hogyha az év közben történik.

Az alábbi útmutatóval szeretnénk megkönnyíteni az Ön számára a könyvelő váltás folyamatát, hogy teljesen tisztán lásson mindent, és minden információ a kezében legyen, mielőtt belevágna a könyvelőváltásba.

Könyvelőváltás év közben – Megéri-e?

A könyvelőváltás időpontja nincsen törvényileg szabályozva.

Ugyanakkor a legcélszerűbb dátum erre a december 31 – január 1. Ebben az esetben a régi könyvelő rendezi az adott adóévet, megcsinálja róla a bevallásokat, mérleget, stb.,  az új könyvelő pedig január elsejével teljesen tiszta, új évet nyit. Ez a legegyszerűbb verzió. Ilyenkor nincsen semmiféle probléma.

Ha év közben történik a könyvelőváltás, akkor a régi könyvelőnek plusz munkát jelent az, hogy az addigi könyvelési anyagot egy külön „zárással” úgy készítse elő az átadásra, hogy az az új könyvelőnek is értelmezhető legyen. Ez pedig Önnek többletköltséget eredményez. Mindenféleképpen érdemes előre tisztázni, hogy pontosan mennyi munkával is készíti el ezt az anyagot, és hogy ez pontosan milyen összegű könyvelési díjat jelent az utolsó számlán.

Az új könyvelőnek szintén extra munkát jelent, ha évközben történik meg a könyvelőváltás. Ugyanis ahhoz, hogy felelősséggel tudja tovább vinni az aktuális adóév könyvelését, kellő alapossággal meg kell, hogy ismerje a korábbi könyvelő által készített, év eleji könyvelési anyagot. Ez pedig sok esetben nem feltétlen olyan minőségű, és nem olyan részletes, hogy abból gond nélkül tudjon dolgozni az új könyvelő.

A legnagyobb probléma ebben az esetben az, hogy az új könyvelő nem fog tudni teljes felelősséget vállalni az adott adóévre, hiszen az első időszakot nem ő könyvelte ugyebár. Ez ellen legfeljebb egy dolgot tudunk tenni.

Amennyiben a régi könyvelő által feldolgozott könyvelési anyag nem túl nagy mennyiségű, illetve a vállalkozónak megéri, úgy az új könyvelő újra könyvelheti teljesen az elejéről az egész éves anyagot. Így nem kell bajlódni az előző könyvelő által készített anyag értelmezésével. Ez azonban plusz költséget jelent a vállalkozó számára. Mindenkinek magának kell eldöntenie, mennyit ér ez meg neki.

Mindazonáltal, ha a fenti tényezőkkel ki tudunk békülni, akkor akár év közben is megtörténhet a könyvelőváltás.

Mi a könyvelőváltás menete?

0. Maradjon meg a jó viszony

Noha a jövőben nem kíván majd együtt dolgozni korábbi könyvelőjével, az tény és való, hogy eddig ő vitte cége könyvelését. Ez pedig azt vonja magával, hogy minden esetlegesen később érkező, korábbi időszakra is kiterjedő vizsgálattal kapcsolatban korábbi könyvelője fog tudni leginkább segíteni. Ezért érdemes az egész könyvelőváltási procedúrát úgy intézni, és úgy viszonyulni korábbi könyvelőjéhez, hogy megmaradjon a jó viszony. Így később is számíthat szükség esetén a támogatására.

1. Válasszon könyvelőt

Első lépésként keresse meg, és válassza ki azt a könyvelőt, akivel a jövőben együtt kíván dolgozni.

Ahhoz viszont, hogy ne kelljen rövid időn belül ismét könyvelőváltásra kényszerülnie, járjon el körültekintően. Ehhez nyújt segítséget a korábban is említett Hogyan válasszunk könyvelőt? című tanulmányunk.

A tanulmányban felsorolt tényezőkön kívül még egy szempont, ami intő jel lehet, hogyha az új könyvelő a csillagokat is leígéri az égről, esetleg partner Önnel abban, hogy a korábbi könyvelőt ócsárolják, és állítja, hogy ő sokkal olcsóbban és sokkal jobban fogja végezni a könyvelést. Az ilyen könyvelőktől óvakodjon.

2. Megállapodás és felmondás

Miután kellő körültekintéssel sikerült megtalálnia a megfelelő könyvelőt, és meg is állapodtak a jövőbeni együttműködésről, tájékoztassa a jelenlegi könyvelőjét még időben, hogy váltani szeretne.

Ehhez nézze meg a szerződésben szereplő felmondási időt, és ehhez igazodva jelezze a váltás szándékát.hagyjon elegendő időt arra, hogy lezárja a még függő ügyeket, előkészítse az átadás-átvételt, annak érdekében, hogy a könyvelőváltás gördülékenyen zajlódhasson.

Ez azt jelenti, hogy a könyvelőváltás napjáig még hagyjon legalább egy hónapot jelenlegi könyvelőjének. Azonban bizonyos esetekben ennél több időre is szükség lehet. Ez a váltással kapcsolatos teendőktől és még folyamatban lévő ügyektől függ. Ezekről egyeztessen aktuális könyvelőjével.

3. Határozzuk meg a váltás napját

Azt, hogy a mikor a legérdemesebb és miért a könyvelőváltást megtenni egy korábbi pontban részleteztük. Célszerű ezt év végére – következő év elejére időzíteni.

Ha viszont év közben van a könyvelőváltás, akkor – amennyiben lehetséges – ez még június 30. előtt történjen meg.

Amennyiben ez elkerülhetetlen, akkor – ha a vállalkozás ÁFA fizető, abban az esetben – egy ÁFÁ-s időszak lezárásának időpontjában történjen a váltás. (Tehát egy negyedéves ÁFÁ-s vállalkozás mondjuk június 30., de legkésőbb szeptember 30-ra időzítse a könyvelőváltást.) Máskülönben mind a régi mind az új könyvelő dolgát jelentősen megnehezíti, és ez Önnek is bonyodalmakat okoz.

Ha megvan a pontos dátum, akkor az azt következő időszakra már ne adjon át számlákat, illetve bizonylatokat a régi könyvelőnek. Ugyanakkor abszolút érthető, ha laikusként esetleg nem mindegyik számlánál teljesen egyértelmű az Ön számára, hogy az adott számla melyik időszakhoz tartozik. Kérdéses esetben nyugodtan kérdezzen rá régi vagy akár új könyvelőjénél.

4. Hozzáférés az új könyvelőnek

Ezt követően adjon meghatalmazást az Ügyfélkapun új könyvelőjének, hogy saját felhasználójával és saját kódjával hozzáférhessen az Ön vállalkozásának adataihoz, illetve felületeihez a könyvelési szolgáltatáshoz szükséges mértékig.

Addig, amíg teljesen le nem zajlik az átadás-átvétel, hagyjuk meg az Ügyfélkapu hozzáférést korábbi könyvelőnknek is, ugyanis lesznek még olyan intézni valók a könyvelőváltás folyamata során, amelyekhez erre szükség lesz.

5. Átadás-átvétel

Miután mindent alaposan előkészítettünk, következik a könyvelőváltás talán legsarkalatosabb pontja, mégpedig a könyvelési anyagok átadása és azok átvétele. Ezt mindkét könyvelővel meg kell tennünk. Vagyis a régi könyvelőnek át kell adnia az Ön részére az anyagokat (és azt Önnek átvenni), majd ezt követően át kell adnia az új könyvelőnek, aki ezeket átveszi.

Semmilyen jogszabály nem rendezi azt, hogy hogyan kell a könyvelési anyag átadás-átvételét megtenni. Ezt normálisabb könyvelőirodák a saját szervezeti működési szabályzatukban vagy a szerződésükben rögzítik.

Azt pedig nem várhatjuk el egyik könyvelőtől sem, hogy ők majd egymásnak közvetlenül átadják és átveszik a könyvelési anyagokat. Ez ráadásul az Ön cégére nézve is kockázattal járna. Ön ismeri a régi könyvelőt, és Ön áll szerződéses kapcsolatban vele. Ugyanúgy ahogy az új könyvelővel is Ön áll / fog állni szerződéses viszonyban. Régi könyvelőjének semmi köze ahhoz, hogy könyvelési anyagai ezután hova fognak kerülni. Ugyanígy, új könyvelője sem felelős a „múltért”. Mindegyik könyvelő kizárólag azért az időszakért tud felelősséget vállalni, amely időszakban ő végezte a cég könyvelését.
Így tehát a könyvelési anyagok közvetítése az Ön feladata lesz ebben a folyamatban.

Amire nagyon figyeljen oda, hogy a régi könyvelő minden dokumentumot, írásos jegyzőkönyv alapján adjon át Önnek. Minden kerüljön átadásra –  pl. főkönyvi kivonat, kartonok, analitikák (tárgyi eszköz analitika, ÁFA analitika, béranalitika), munkaügyi dokumentumok és kimutatások – a vállalkozás alapdokumentációjával egyetemben.

Természetesen a könyvelési bizonylatokról se feledkezzen el!
Ugyanígy új könyvelőjétől is kérjen részletes jegyzőkönyvet a könyvelési anyagok átadásakor.

Tapasztaltabb és alaposabb könyvelőirodák felsorolják a szerződésükben azokat a dokumentumokat, amelyeket szükségesnek vélnek beszerezni a korábbi könyvelőtől. Amennyiben ilyet nem tartalmazna a szerződés, nyugodtan kérjen róluk egy listát új könyvelőjétől. Ha valami esetleg nem teljesen egyértelmű valamelyik tétellel kapcsolatban, akkor nyugodtan kérdezzen rá könyvelőjénél. Itt nincsen buta kérdés. Mindkettőjük érdeke, hogy minden szükséges anyag hiánytalanul meglegyen.

6. Utolsó könyvelési díj

Ha a régi könyvelőjével kötött szerződés erre külön nem téri ki, akkor érdemes tisztázni vele, hogy az utolsó könyvelési díj, illetve az könyvelési anyagok átadás-átvételével járó munkadíj a hiánytalan és teljes átadás-átvételi folyamatot követően jár.

Pontosan milyen anyagokat kell átadni könyvelőváltáskor?

Mivel ez minden vállalkozás esetében abszolút más és más, azt javasoljuk inkább, hogy erről egyeztessen új könyvelőjével. Kérje meg, hogy írja le tételesen, milyen dokumentumokra van szüksége.

Amennyiben jó könyvelőt tervez választani, úgy bizonyára készségesen fog Önnek segíteni ebben.

Ezt a listát aztán nyugodtan továbbíthatja egy az egyben régi könyvelője részére. Ő tudni fogja, hogy mi micsoda.

Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.

Kiknek ajánljuk magunkat elsősorban?

• Gazdasági társaságoknak (Kft., Bt., Zrt.)
• Szolgáltatói vagy kereskedelmi iparágban tevékenykedőknek.
• Ipari szegmensben működőknek. (Ügyfeleink jelentős része az ipari szegmensből kerül ki, így ezen a területen különösen kiemelkedő szakmai tapasztalattal rendelkezünk.)

Miért érdemes velünk dolgoznia?

Ha könyvelőt szeretne váltani, kérje személyre szabott árajánlatunkat az alábbi űrlap segítségével!

Amennyiben hasznosnak találta cikkünket, és szeretne hasonló témákról értesítést kapni, kövesse be Facebook oldalunkat: